紙を使わないペーパーレス会議は仕事の効率を向上させることが出来る

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ペーパーレス会議で気を付けること

働く人たち

ペーパーレス会議は、デジタルのデータのみを扱うのが基本になります。そのため慣れていない企業の場合、そのデータの扱いに失敗して会議が思ったように進まなかったということがたまに起こり得るのです。今回はそんなペーパーレス会議で事前に注意しておくことを確認していきましょう。
まず大切なのはデータの形式です。資料はWordで作るのか、PowerPointで作るのか。しっかりと指定しておかないと、多くのデータを扱う会議においては、無用な混乱を招きます。特に、あるPCでは開けるデータがあるPCでは開けないとなると、会議はその都度中断され、余計なところで時間を食ってしまうので気を付けましょう。こんな状態を避けるためにもデータにはテンプレートを用意しておき、それに基づいて資料を作らせることが大切です。また、会議で使うパソコンはできるだけ個人のものではなく、会社でまとめて用意しておくのがのぞましいでしょう。そうすることで、ソフトのバージョンなどがはっきりとわかり、先ほど述べたような問題も起こりづらくなります。
ペーパーレス会議は導入にこそ多少手間取るかもしれませんが、一度うまくできれば後はよっぽどのことがない限り問題は起こりません。最初は練習と思って時間に余裕を持った会議を行いましょう。

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